1 操作初学 PowerPoint 操作基础
PowerPoint 2007软件的整体版面给人一种“中间简易，周围复杂”的感觉。学习软件的最好方式就是用鼠标随意地单击其中的按钮，虽然随即弹出的对应项目会让我们感到迷惑，但是通过该方式可以加强对软件功能的记忆。进行传统图形设计时，我们只需要一支笔、调色板和一张纸，而在PowerPoint中，这三个工具分别变成了文字和自选图形工具、填充效果和版式。下面学习一下PowerPoint这个软件，如图1-1所示。
图1-1
（1）选项卡
选项卡是进行PowerPoint操作的主要功能区域，其中包括“开始”、“插入”、“设计”、“动画”、“幻灯片放映”、“审阅”、“视图”、“加载项”和“格式”选项卡，如图1-2所示。其中“格式”选项卡需要选中形状或者文字后才会出现。
图1-2
在设计图形时经常用到的选项卡有“开始”、“设计”和“格式”选项卡。
◎ “开始”选项卡用于制作基本的PPT。
◎ “设计”选项卡用于选择模板和设置页面。
◎ “格式”选项卡分为“绘图工具格式”和“图片工具格式”选项，根据我们选中的内容自动显示相应的选项，如图1-3所示。
图1-3
（2）功能区
功能区用于显示选项卡对应的内容。
（3）Office按钮
单击此按钮会出现“新建”、“打开”、“保存”、“另存为”、“打印”、“准备”、“发送”、“发布”、“关闭”和“最近使用的文档”命令，如图1-4所示。除了“新建”、“打开”、“保存”和“另存为”命令外，PowerPoint图形设计很少用到其他的命令。
图1-4
提示 其中“另存为”命令用于将文件另外保存一份，例如：将文件A保存至C盘后，修改文件A的内容，单击“另存为”命令，软件会弹出一个与第一次保存文件A一样的对话框，该对话框可以用于将文件A保存至其他地方。若单击的是“保存”命令，系统会将原C盘的文件A覆盖。这就是“另存为”和“保存”的区别。
（4）快速访问工具栏
单击此处的按钮可直接执行“Office按钮”中的命令。该工具栏包括“保存”（磁盘图标）、“撤销”、“重复”等命令。其中单击展开如图1-5所示的最右边“自定义快速访问工具栏”，还可以添加其他命令。
图1-5
该工具栏中的“撤销”按钮用于返回上一次操作，例如：绘制一个圆形，再填充颜色，当发现颜色填充错误，需要撤销刚才的操作，那么就需要单击此按钮。若又操作了许多次后，需要回到其中某一次的操作时，还可以单击此按钮旁边的“倒三角形”按钮，展开操作排序，选择需要的操作即可。
当执行“撤销”命令后，其右边的“重复”按钮会变为“恢复”按钮，它用于恢复刚才的撤销操作，如图1-6所示。
图1-6
“重复”按钮用于再次执行同样的操作，例如：输入文字“D”，单击此按钮后，会再次输入“D”，即原文的“D”变为“DD”。
单击“自定义快速访问工具栏”后，会弹出下拉菜单，如图1-7所示。可以依照自己的喜好添加快捷按钮至“快速访问工具栏”区域。
图1-7
提示 PowerPoint默认添加了“保存”、“撤销”和“重复”按钮。
（5）幻灯片选项卡
单击幻灯片选项卡后，会出现幻灯片缩略图，可以新建、复制和选取幻灯片。
（6）幻灯片窗格
幻灯片窗格分为两部分，一部分是白色的放映区域（也称主制作区），另一部分是蓝色的非放映区域（也称副制作区）。放映区域有图片大小限制，当图片过大，不够编辑时，可以将图片移至非放映部分编辑，然后再移回放映区域。
（7）备注窗格
备注窗格是添加备注的区域，我们能将每张幻灯片的主要内容记录于此，便于寻找特定的幻灯片。
（8）自定义状态栏
自定义状态栏中的按钮从左至右依次为“普通视图”、“浏览视图”、“放映”和“显示比例调整”，如图1-8所示。在此区域单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中可以自定义状态栏中的内容。
图1-8
提示 单击“浏览视图”按钮，可以快速浏览已添加的幻灯片，如图1-9所示。
图1-9
1.1 纸张——版式设置
在绘画中，最基本的步骤是选择纸张，而在PowerPoint图形设计中，选择纸张即为“版式设置”。
1.1.1 白板
绘画需要白纸，图形设计也需要白板。PowerPoint打开后呈现给我们的却是一张白色的画板，那么此处所讨论的“白板”是这个吗？
细心的读者会发现PowerPoint版面中有“单击此处添加标题”和“单击此处添加副标题”文本框，这是为了方便使用者设计版式，从而预先设置好排版方案，然后直接套用该排版方案即可简化自行排版的步骤，而这个存在文本框的版面不是真正意义上的“白板”，真正的白板指无任何内容的版面。更多的排版方案在“开始栏→幻灯片→版式”命令中可以设置，如图1-10所示。
图1-10
有三种方法可以将版面修改为“白板”，方法一：选择“版式”命令中的“空白”选项即可创建“白板”；方法二：选中或框选幻灯片放映区中的文本框，按【Delete】键直接删除所有文本框；方法三：在版面上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“版式”命令进行设置，如图1-11所示。
图1-11
1.1.2 页面设置
在绘画之前，还需要确定纸张的大小，该步骤在PowerPoint中称为“页面设置”。在“设计”选项卡中单击“页面设置”命令，如图1-12所示。
图1-12
打开“页面设置”对话框，如图1-13所示。在此对话框中可以对页面进行设置。
图1-13
此对话框中各选项介绍如下。
（1）幻灯片大小
此处用来设置版面的大小比例，比如4:3、16:9和A4纸大小。
（2）宽度/高度
此处的数值是按照“幻灯片大小”下拉按钮中的设置而定，当在“幻灯片大小”处设置页面大小后，宽度和高度可无需再设置。自己手动修改宽度和高度也能达到设置“幻灯片大小”的效果，不过“页面设置”对话框的“幻灯片大小”将显示为“自定义”。
（3）幻灯片编号起始值
此处用于调整幻灯片数目编号的起始值，例如：一般第一张幻灯片的编号为1，将“幻灯片编号起始值”修改为3后，第一张幻灯片的编号由1变为3。
（4）方向
此处用于调整幻灯片版面的方向，即纸张的横竖方向。
在设置页面中有一个有趣的现象：将“页面设置”对话框中的“幻灯片大小”设置为“16:9”，单击“确定”按钮后，幻灯片的高宽比例会根据刚才的设定变为16:9，再进入“页面设置”对话框，将“高度”和“宽度”分别修改为“16”厘米与“9”厘米，单击“确定”按钮后，版面的尺寸与修改前无明显变化。若将“页面设置”对话框中的“高度”和“宽度”分别改为符合“16:9”的数值，幻灯片版面在视觉上也不会产生变化。这是因为“高度”和“宽度”是幻灯片的绝对大小，而类似于“16:9”的比例是幻灯片的相对大小，幻灯片显示的内容是根据屏幕分辨率缩放后的相对大小，所以同样比例下的版面在视觉上不发生变化。
1.1.3 显示比例
“显示比例”是版面的绝对大小与显示屏当前分辨率大小的比值。在制作图形的过程中，白色幻灯片放映区域不够编辑图形时，可在蓝色的副制作区编辑图形后，再将图形移至主制作区。这时需要降低显示比例，扩充副制作区的大小，如图1-14所示。
图1-14
副制作区可以通过降低“显示比例”进行无限扩充，这是因为主制作区域的版面大小有限，而副制作区域的大小无限，降低显示比例后实际上是主制作区域缩小了，副制作区域大小不变。
提示 按住【Ctrl】键不放，再滚动鼠标或移动版面右下角的滑块可以调整显示比例。