2.3 政府会计的会计账簿

会计账簿是以会计凭证为依据，由具有一定格式、互相联系的账页组成，用来序时地、分类地记录和反映各项经济业务的会计簿籍。设置和登记账簿是会计核算的中心环节。

2.3.1 会计账簿的分类与设置

1.账簿按用途分类

账簿按其用途可以分为日记账、分类账和备查簿三种。

（1）日记账

日记账也称序时账，是按照经济业务发生时间的先后顺序进行登记的账簿。目前政府会计主体仅设置现金日记账和银行存款日记账这种反映特定经济业务的特种日记账，而不设置反映全部经济业务的普通日记账。

①现金日记账。现金日记账是核算现金收付结存情况的账簿，又称现金出纳账，通常为三栏式，并设“对方会计科目名称”专栏。由出纳人员根据现金收付的原始凭证按照业务发生的先后顺序，逐笔登记。每日结出余额与现金库存数核对，月末与总账“现金”科目核对。

②银行存款日记账。银行存款日记账是核算银行存款收付结存情况的账簿，通常采用三栏式，由出纳人员根据银行存款收付的原始凭证按业务发生的先后顺序逐笔登记，定期与银行对账单进行核对。

（2）分类账

分类账是对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类核算和登记的账簿，分类账又分为总分类账和明细分类账。

总分类账简称总账，是指按总分类账户开设账页的会计簿籍。总账是反映资产、负债、净资产、收入和支出会计要素的总括情况，平衡账务，控制和核对各种明细账以及编制预算会计报表的主要依据。总账的格式采用三栏式，如表2-11所示。

明细分类账简称明细账，是根据总分类科目设置，按所属二级科目或明细科目开设账户，用以分类登记某一类经济业务，提供比较详细的核算资料的账簿。明细分类账，可以提供经济活动和财务收支的详细情况，有利于加强财产物资的管理，监督往来款项的结算，也为编制会计报表提供必要的资料。因此，各会计主体可以在设置总分类账的基础上，根据经营管理的实际需要，按照一级科目设置必要的明细分类账。明细账根据记账凭证及原始凭证或原始凭证汇总表进行登记。明细账的格式一般采用三栏式或多栏式。明细账的格式如表2-12所示。

政府会计主体通常要设置下列明细账。

①支出明细账。支出明细账是反映具体开支项目的明细账。支出明细账格式一般采用多栏式，按预算支出的“目”级科目设账户，按主管部门或财政部门规定的“节”级科目设专栏。

各会计主体对经费支出和拨出经费，应分别设置明细账，按开支用途设账户，登记支出的明细内容。

②收入明细账。收入明细账是反映具体收入项目的明细账。其格式一般采用多栏式，按主要收入项目或收入单位设账户，按具体收入项目设专栏。

各会计主体对财政拨款收入和其他收入，应设置相应的收入明细账，按主要收入项目设账户。

③缴拨款项明细账。缴拨款项明细账是反映财政机关与主管单位、主管单位与二级单位及基层单位之间，预算资金的拨入、拨出和专项资金的上缴、下拨情况的明细账，通常采用三栏式。

上级单位对于下级单位上缴的资金和下拨的支出，应设置相应的明细账，按下级单位名称设账户。下级单位对于上缴上级的收入和上级下拨的资金，只设总账，不设明细账。

④往来款项明细账。往来款项明细账是用来反映债权、债务结算情况的明细账。各单位一般应对应收账款、预付账款、其他应收款、应付账款等分别设置往来款项明细账，按往来的单位或个人名称设置账户。其格式可采用三栏式或多栏式。

⑤固定资产明细账。固定资产明细账是具体核算各种固定资产增减变化和结存情况的明细账。按照固定资产的类别和名称分设账户。其格式一般可采用数量金额三栏式，根据原始凭证逐笔登记。

⑥存货明细账。存货明细账是具体核算各种存货收发和结存情况的明细账。按照存货的类别和品名分设账户。其格式一般采用数量金额三栏式，根据原始凭证逐笔登记。

（3）备查簿

备查簿是对某些在日记账和分类账等主要账簿中未能记录或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿，是一种辅助性的账簿，它可以为经营管理者提供必要的参考资料。例如，应收票据备查簿、租入固定资产备查簿等。备查簿没有固定格式，它与其他账簿之间不存在相互依存和勾稽关系。

2.账簿按其外表形式分类

（1）订本式账簿

订本式账簿简称订本账，订本账是在启用前就已经按顺序编号并固定装订成册的账簿，现金日记账、银行存款日记账和总分类账一般采用这种形式。其优点是可以防止账页散失或抽换账页；其缺点是账页固定后，不能确定各账户应该预留多少账页，也不便于会计人员分工记账。

（2）活页式账簿

活页式账簿简称活页账，活页账是在启用前和使用过程中把账页置于活页账夹内，随时可以取放账页的账簿，适用于一般明细分类账，其优点是可根据实际需要，灵活使用，也便于分工记账；其缺点是账面容易散失和被抽换。为了克服这个缺点，使用活页账时必须要求按账页顺序编号，期末装订成册，加编目录，并由有关人员盖章后保存。

（3）卡片式账簿

卡片式账簿简称卡片账，卡片账是由许多具有账页格式的硬纸卡片组成，存放在卡片箱中的一种账簿。卡片账多用于固定资产、存货等实物资产的明细分类核算。其缺点与活页账基本相同，使用卡片账一般不需要每年更换。

2.3.2 会计账簿的使用

由于会计账簿是政府会计主体经济业务的具体记录，因此，对其使用也有严格的要求。

（1）除财政总预算会计中按放款期限设置的财政周转金放款明细账可以跨年度使用之外，其他会计账簿的使用以每一会计年度为限。对于账簿的启用，应该填写“经管人员一览表”和“账簿目录”，并将其附于账簿扉页。“经管人员一览表”的格式和“账簿目录”的格式分别如表2-13、表2-14所示。

（2）登记会计账簿必须及时准确、日清月结，文字和数字的书写必须清晰整洁。

（3）手工记账不得使用铅笔、圆珠笔，必须使用蓝、黑墨水笔，其中红色墨水只能用于登记收入负数、划线、改错、冲账。

（4）会计账簿必须按照编定的页数连续记载，不得隔页、跳行。如因工作疏忽发生跳行或隔页时，应当将空行、空页划线注销，并由记账人员签字盖章。

（5）会计账簿应根据经审核的会计凭证登记。记账时，将记账凭证的编号记入账簿内；记账后，在记账凭证上用“√”符号予以标明，表示已经将其入账。

（6）会计账簿如填写错误，不得随意更改，应当按照规定的方法采用划线更正法、红字冲正法或补充登记法进行更正。

（7）各种账簿记录应该按月结账，计算出本期发生额和期末余额。

2.3.3 会计账簿的错误更正方法

由于记账人员疏忽或其他原因，会计账簿很有可能出现填写错误的现象，在这种情况下，不得采用挖补、涂抹、刮擦或修正液等方法来弥补，而必须按照规定的方法更正。

1.划线更正法

划线更正法是在错误的文字或数字正中横划一条红线表示注销，然后将正确的文字或数字用蓝字写在划线的上面，并在更正处加盖记账人员的图章。

这种方法适合于在结账之前，发现了账簿记录文字或数字的错误，而记账凭证本身没有错误。

2.红字更正法

红字更正法是指在原错记的账户中用红字冲去原来的数字，再在应计的账户中补记相同的数字，并在更正处加盖记账人员的图章。具体做法是先用红字填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证，并根据这张凭证以红字入账，然后再用蓝字填制一张正确的记账凭证，并根据这张凭证以蓝字入账。

这种方法适合于在月份结账后，发现账簿登记串户，但记账凭证并无错误的情况。另外，如果发现由于记账凭证错误而使账簿登记发生错误，则不论在月份结账前后，均使用这种方法。

2.3.4 账簿的更换与保管

账簿更换是在会计年度末，将本年旧账更换为下年度新账。

更换新账的方法是：在年终结账时，将需要更换账的各账户的年末余额直接过入新启用的有关账户中去，不需要编制记账凭证，也不必将余额再记入本年账户的借方或贷方，使本年有余额的账户的余额变为零。因为既然年末是有余额的账户，其余额应当如实地在账户中加以反映，否则容易混淆有余额的账户和没有余额的账户。

更换新账时，要注明各账户的年份，然后在第一行日期栏内写明，“一月”“一日”，在摘要栏注明“上年结转”，把账户余额写入“余额”栏内，在此基础上登记新年度的会计事项。

账簿在更换新账后除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理归入会计档案保管。账簿归入会计档案进行保管的具体要求如表2-15所示。