写好邮件，Be A耐撕Man

作为处女座老板，不免在截止日的前一天过问一下进度：“阿聪，数据团队的标注怎么样了？”

阿聪立刻响应道：“稍等，我去问问他们的进展。”

不多时，阿聪哭丧着脸回来了。

“咋了？又给你导师捅啥娄子了？”我拍拍阿聪肩膀，“没事，我心理素质很好。”

“我把项目安排通过微信告诉接口人了，可是他忘记了，结果数据团队对这个项目的标注正常启动了，但是人力投入不够，明天拿不到最终的标注结果。”阿聪抱怨道，“他也太不靠谱了。”

“停！”我打断了阿聪的话，“正式工作哪有用微信沟通的道理。自己没发邮件，程序不合规，这件事情怨不得别人，五分钟后咱俩去会议室聊一下，我给你补一课。”

跟数据团队沟通完，拜托他们重新调整安排。我发出了纪要邮件，进入了会议室。

“别郁闷了，自己的锅怨不得别人。”我对阿聪讲，“我给你讲两个我自己因为没发邮件造成的悲惨故事，让你高兴高兴。”

“啥？你也有阴沟里翻船的故事？”阿聪来了兴致。

“果然围观是人类本性啊！对啊，谁没有过被坑的经历呢……”我向阿聪娓娓道来。

第一个悲惨故事，发生在我工作的第一年。

那时，我还是一枚码农，手头一个项目要和算法组的同学配合。在IM上沟通了工期后，我就开始了自己接口的部分。等到约定的联调日期，我去找那个算法组的同学，谁知道，他摊摊手：“对不起，我老板给我插了一个高优的活儿，接口还没有写完。”

晴天霹雳，要知道我这个项目也是有最后期限的，需要在五天后上线。算法组同学的延期，将直接导致整个项目的延期。

“你好歹告诉我一声啊。”我埋怨道，“都定好时间了，怎么不打声招呼就改了？”

在这时，算法组的负责人恰好听到我们的对话，出面维护自家的组员：“算法组的排期是我统一出口的，你的这个项目有邮件报备吗？如果都是私下沟通，我这边是不接受的，整体项目进度一定是混乱的……”

他接下去说什么，其实我没听进去。那一刻，作为初出茅庐的应届毕业生，我气得浑身发抖，我还无法接受有人可以如此冠冕堂皇地推卸责任。好在我当时的经理帮我推进了此事，才使得项目不至于延期太久。但那一次，给了我职场中第一个教训：在大公司，规则正义（流程合规）是第一位的。我们需要用流程保证自己不受损。

第二个悲惨故事里，坑会更大一点。

好歹混成了资深产品经理的我，在推进一个规模相对较大的项目，其中，需要向商业组申请开屏资源。由于之前一个项目正好申请到了对应时间点的开屏资源，我们就乐得复用这个时间点的商业资源。

孰料，在项目启动前一周，我突然收到了一封邮件：开屏被卖了！！！组员义愤填膺，我第一时间想到的是翻邮件，翻完邮件就知道没戏了：“某某，我们项目调整之后，你有没有通过邮件同步情况？”负责和商业组对接的人低声道：“只用微信沟通了。”

好吧。在公司里，流程不合规（不正义）的事情是没办法追究的。

我给商业组负责人发了微信：“亲，你的团队把我这边产品上线要的开屏卖了，我只能去你工位哭诉了。”

自认倒霉，靠刷脸解决问题吧。

“喏，产品经理是一个需要多方协调资源的工种，免不了碰到各种意外情况，碰到意外情况的时候就需要确定问题和责任归属（俗称‘撕×’）。撕×的依据是什么？就是邮件！不夸张地说，写邮件是每一个职场新人必备的功力。”我道。

“阿呆老师，要不您就传我功力吧？”阿聪道。

“行啊，先给数据团队送份下午茶去，麻烦人家不能光靠刷脸吧。等回来之后，我们再长篇大论。”

写邮件五步法

产品经理的工作涉及大量的协作，通过口头或IM沟通的方式，往往会发生遗漏或信息不一致的问题。通过邮件则能够更清晰地告知相关人员，并形成文字落地描述，如果项目发生失误或意外，邮件也能够成为存证的一部分，避免不必要的扯皮和冲突。

下述写邮件的五步法是我初入职场时学到的，时至今日仍然觉得受益匪浅，整理如下：

一、标题清晰

·邮件一定要有标题，但也不要太长，一般不超过16个字。

·标题要说明邮件的主要意图，如“某服务接口12月1日升级，请接口人关注”。

·会议纪要邮件，要在标题中说明日期和议题，如“2017-11-26数据标注会议MM”。

二、要点优先

邮件全文可能会很长，涉及完善的背景介绍或讨论过程的记录。但在邮件开头处应该首先把结论写出来，罗列出重点需要关注的人和事。

比如，邮件的开头先写：“经过讨论形成的结论A、B、C、D。请@小A关注以下部分，并在最后期限前给出排期反馈。TODO项目涉及1、2……”

然后再追加完整的过程信息以便回溯：“事情的决策过程是1、2、3；讨论的几个候选方案××××，它们的优缺点分别是××××。”

如果涉及多人、多组协作的话，可以每个人、每个组单独一段，使其能够更明确地了解自己需要关注的部分。

三、时间点明确

邮件既然是为了协调工作，就需要明确参与各方协作支持的时间点。

如果已经有线下沟通，那么可以直接写明：“某项工作应该在9月5日之前完成。”

如果还没有线下沟通，可以写明自己为什么需要对方在特定时间点做某事，以及给对方留出反馈和提异议的空间，如“因为9月6日要同客户沟通，所以请某某方支持某项工作在9月5日之前完成。如果预估无法完成，请在今日内反馈。”

邮件发出后，最好在IM上也同步一下时间点。然后，就可以在对应日期等着“收账”了。

四、抄送相关人

每个人的工作需要其经理排期确定，对于跨部门的合作和项目同步，务必抄送双方的直接经理。在经理不知情的情况下，私下协调的工作是不能保证时间和资源安排的。我作为职场菜鸟时碰到的深坑，就是这种情况。

如果拿不准是否应该抄送经理，一律抄送。不用担心打扰经理，因为看邮件本来就是他的工作内容之一。同理，如果其他部门的人给你写的邮件没有抄送经理，建议不要直接答应，可以建议对应同事再次发送并抄送双方经理。避免出现自己答应之后但是被经理安排了其他事情而耽误的情况发生。

五、结构化，突出重点

邮件是为了传递信息的八股文章，所以更追求信息的传递效率，要尽可能结构化，突出重点。除了要在开头写结论之外，还可以补充注意以下几点。

·时间点和关键人，要通过加粗、标红等方式来突出显示。

·涉及TODO项目，最好以列表的形式展现，每行一个负责人、一个负责项目，以便清晰明了。

·把真正要强调的内容标注出来即可，不要乱用突出显示和感叹号。以免使其看起来和标题党的文章一样不专业。

“感谢阿呆老师指点。”阿聪笑呵呵道。

“那是，”我翻出一封邮件，“你看这封邮件里，你明确写出的时间点是今天下班前，已经下午四点了，我还没收到。”

“我这就去。”阿聪一愣，“实话说，真心忘了。”

“这就是要用邮件落实计划的原因啊，省得出问题的时候纠缠不清。就算不撕别人，也可以避免被别人撕。写好邮件，Be A耐撕Man！”