
1.2 成为高手的十大门槛
1.2.1 把Word当成记事本
Word 2016主要实现文档的处理,具有强大的编辑、排版和审阅功能。
切忌把Word当成记事本。

1.2.2 没保存,工作成果丢失
如何找回因未保存而丢失的文档?
单击【文件】→【信息】→【管理文档】→【恢复未保存的文档】选项。

然后在弹出的【打开】对话框中找到想要恢复的文档,再单击【打开】按钮就可以了。

好了,没保存的文档确实恢复了,可是,要如何防止文档丢失呢?
首先,最最简单的方法是大家养成良好的习惯,完成小部分内容的时候,使用【Ctrl+S】组合键或者单击左上角的按钮,及时保存文档。
除了这种人工方法,还有计算机智能的保存方法。
单击【文件】→【选项】→【保存】选项,选中设置 “保存自动恢复信息时间间隔”和“保留自动保留版本”,还可以根据自己的需要设置时间间隔,最后单击【确定】按钮保存设置。

如果担心计算机坏了,可以通过云盘保存,注册一个属于自己的账号,把文档保存在云端,随时随地都能用。依次单击【文件】→【共享】→【保存到云】按钮进行保存。
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1.2.3 只会用空格调整首行缩进
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在编写文档的时候,每个段落首行要缩进两个字符,可以按两次空格键。更方便的是按照下面的方法操作。
单击【布局】→【段落】组的右下角的箭头,会弹出【段落】对话框。

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也可以选中文本后,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中单击【段落】,调出【段落】对话框进行设置。

1.2.4 用空行调整段落间距
你还在用空行调整段落间距吗?其实更便捷的是使用下面的方法。
打开【段落】对话框,找到【缩进和间距】,在【段前】和【段后】微调框中输入合适的数据即可。

1.2.5 让人烦躁的自动编号
在Word中,如果段落以符号(如n、l)或者数字(如“1.”“1、”,数字后必须有其他符号)开始,Word就会以项目符号或者编号的形式开始下一个段落。
但有时并不需要自动添加项目符号或编号,却又取消不掉;或者添加项目符号或编号后,原本整齐的段落样式变乱了,让人又着急又无可奈何。可以采用以下方法来处理。
(1)需要时显示编号,不需要时手动停止编号。
在使用自动编号的过程中,如果后方的段落暂时不需要依次编号,只需要按两次【Enter】键,即可取消Word的自动编号。

编号消失后,输入一段正文内容,如果下方的内容又需要重新继续编号,可以直接输入编号“4.”及正文内容,按【Enter】键即可。

(2)彻底摆脱自动编号的烦恼,永久停止编号。
在Word 2016界面执行【文件】→【选项】→【校对】→【自动更正选项】→【键入时自动套用格式】命令,撤销选中【自动项目符号列表】和【自动编号列表】复选框,单击【确定】按钮即可永久停止自动项目符号和编号。

在自动添加编号后,单击显示的【自动更正选项】按钮,在弹出的下拉列表中包含3个选项,也可以执行相应的命令。

(3)为选择的段落快速添加编号。
如果停止了自动编号,依靠手动输入编号会是一件很麻烦的事情,而Word 2016提供了编号功能,可以为所选段落添加编号。

(4)更改编号设置,使段落样式更工整。
如果编号和文字之间空隙太大,看起来不美观;如果文字有几行,有时段落的缩进也会改变,使文档看起来杂乱,这时就可以通过更改编号设置,使文档整齐、美观。

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1.2.6 用空行进行分页

用空行分页不仅麻烦,而且如果前面有改动,后面就乱了!其实Word本身自带分页功能。
单击【插入】→【页面】组→【分页】按钮,就可以结束本页内容并且直接跳到下一页。

现在光标确实是跳转到下一页了,可是往上拉看不到分页符,只需要单击【开始】→【段落】组→【显示/隐藏编辑标记】按钮,分页符就显示出来了。

单击
如果想再次隐藏分页符,单击【显示/隐藏编辑标记】按钮即可。
如果发现分页符用错了位置,却删不掉?把光标移动到分页符前面,按【Delete】键即可(记得把光标放在分页符前面)。
1.2.7 那么多重复错误,不好修改
有一天,你做了一个文档,交给经理看了,经理对你说:你看你,文档中对对方的称呼全是“你”,显得多没礼貌,把“你”字全部改成“您”!
可是,你发现好多个“你”字需要改啊,一个一个改吗?那你今天可能就要加班了……那要怎么做呢?(素材文件\ch01\替换.docx)
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单击【开始】选项卡中【编辑】组中的【替换】按钮。

然后在弹出的【查找和替换】对话框中,在【查找内容】栏里输入“你”,在【替换为】栏里输入“您”,最后单击【全部替换】按钮。

看看,是不是一下子把所有的“你”,全改成了“您”?

1.2.8 页面大小总变化
有时候打开Word文档,发现页面大小跟之前的不一样,连字都变小了。难道是系统程序出现问题了?不是的,千万别用增大字号来解决问题,那只能治标不治本,其实,这只是页面显示比例的问题。用鼠标拖动右下角的比例即可。

除了用缩放滑块调整之外,还可以按住键盘上的【Ctrl】键,然后上下滑动鼠标滑轮,向上滚动滑轮,页面显示增大,向下滚动滑轮,页面显示缩小。
你可以看看【50%】和【100%】的区别。
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
1.2.9 文本位置总是对不齐
文本上下行明明就差一点,总是对不齐。其实这是前后文本格式不对的问题,那么该怎么办呢?
选中需要对齐的文本,在【开始】→【段落】组中,可以找到一系列对齐按钮。根据需要选择一种对齐方式即可。

也可以单击【段落】组右下角的小箭头,在弹出的【段落】对话框中,单击【常规】组中【对齐方式】下拉列表,从中选择需要的对齐方式。

1.2.10 手动添加目录真麻烦
编辑完一篇文档竟然发现还要求要带有目录,还要找好页码,添加空白页,一点一点对齐,手动码目录,这样操作很烦琐,怎样才能快速添加目录呢?
首先,我们需要告诉Word哪些文字是标题,哪些是一级标题等。建议在编辑文档时,先选择好样式。

其次,标题设定完成后,将光标移动到文档最前,单击【引用】→【目录】选项,在弹出的下拉菜单中,选择一种你需要的目录样式。

也可以在【自定义目录中】设置自己满意的目录格式。
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选择完成后,单击【确定】按钮,目录就会在光标处生成。