第1章 一份研究报告的诞生

Microsoft Office Word（以下简称“Word”）是现有文字编辑软件中应用最为广泛的软件之一，它具有强大的文字处理、图文混排及版式区分功能。利用它，人们不仅可以方便快捷地进行文字输入、文档排版和输出，还可以编辑各种报告、简历以及日常所需的各种静态文档。它不仅功能丰富、完整性强，而且普及率很高，在实际生活中大家均无法绝对地回避它。

虽然大家都用过Word，而且在面试时填写的简历上最常写的技能就是熟练掌握Office软件；但遗憾的是，从我参与面试到主导面试，再到自主招聘面试，接触各类人员不下千人，没有一人的Word技能算是熟练的。这不能怪应聘者，因为纵观各类软件培训市场，大家往往强调软件全面的功能，即使结合实际案例也往往略显粗糙，且很多案例和实际工作中人们可能遇到的实际问题不太相符，这些均是让好学之人感到困惑和成长缓慢的原因。虽然在大多数人的心中Word是一个文字处理软件，但实际上Word最强大的是其排版功能。换言之，熟练掌握了Word字处理功能，那么恭喜您已经掌握了Word 10%的最基本功能。即使这样，乐观估计，真正熟练掌握Word字处理功能的人在Word使用者中占比也不超过10%。

为什么这么讲呢？先向大家提几个问题，看看大家能否全部回答上来。

问题一：请说明软回车与硬回车的区别及其应用方式。

问题二：请列出几种影响文字间距离的因素。

问题三：请列出几种为文字上底色的方法。

问题一答案

回车在每一段文字的最后，是软件为识别段落结束、新起一段的符号。无论是在Word还是Power Point中均会遇到软回车、硬回车，这一点在Power Point中很少被提及，主要原因是二者的区别在Power Point中不够直观。在Word中，当显示段落标记时是可见全部回车符号的，这样就可以清晰、直观地区别硬回车和软回车。

硬回车又称段落标记（查找标记为“^p”，生成方式为按<Enter>键），在段落最后表现为一个向左弯曲的箭头；软回车也称手动换行符［查找标记为“^l”（小写l），生成方式为按<Shift+Enter>快捷键］，在段落最后显示为一个垂直向下的箭头。硬回车代表了当前段落的段落结构的逻辑结束，后续段落将继承当前段落的段落间距和文本对齐方式的设定并沿用到新起段落之中。软回车则代表当前段落的视觉结束而逻辑未结束，即软回车之后的段落从逻辑上与此前文字仍属一段，共用段落间距和文本对齐方式；若对当前段落进行相应调整则同时影响以软回车相连的所有文本，且软回车相连的文本不受段落间距控制。简而言之，软回车是换行但不断开段落。

在文字排版时人们多以软回车进行同一段落间的强制换行控制，以保证最后一行的文字不孤立或标题处的词组不分离等。在不显示段落标记的情况下，如果发现同一段落文字增加段前间距后两行文字之间明显间隔增大，则说明此段文字因误用硬回车被分成了两段或多段，这时需要删除多余回车符进行段落合并。很多时候，人们从网上复制的文章有可能通篇均由软回车断开，这时可以通过查找标记的替换，完成全文软回车符和硬回车符的转换。

问题二答案

其实影响文字间距离的因素有很多种，如多余回车间隔、行间距设定、段落间距控制、表格高度占位、文本框制约、浮动图片挤压、网格影响、在修订状态反复调整内容以及旧版Word中的锚点等。不知您想到了几种？

在以上情况中有两种需要特别提醒大家注意。

（1）多余回车间隔是很多人在排版时最常用的一种段落间距增大方式，但这种增大方式其实是一种非常不专业的处理方法，因文档中增加了多余的无用回车符，称为“不干净排版”。实际上所有段落间距均应通过设置段前或段后间距进行控制，以保证每段之间没有任何多余元素。

（2）行间距设定亦会影响段落间距，因此在增大行间距的同时还要考虑是否需要缩小现有段落间距的参数，以保证各段间距视觉间隔效果不变。

问题三答案

设置文字底色的方式也有很多种，如填充底色、以不同颜色突出显示文本、设置文字底纹、单元格上色、正文文本中浮动带色形状或图片上色、页眉页脚中浮动带色形状或图片上色，以及嵌入对象之中等。

上文罗列出多种为文字上底色的方式，主要是想开拓大家在文件制作时的制作思路。要从A点到达B点不一定只有一条路径，同样一个效果也不一定是用最常用的那种方法实现的。因此，当进行排版和制作时如发现某种效果无法用常用方式调整，要充分考虑各种其他的实现方式，并做出正确的调整判断。没有“不听话”的软件，只有错误下达的指令。

不知看完上述3个问题的答案后大家有何感想？其实Word是一款上手易、用好难的软件，之所以难是因为其功能强大，而每一个为满足不同行业用户的需求而经过多年迭代的软件，其功能均不会太简单。就像人们无须掌握Excel的全部函数一样，就Word所提供的功能来讲，大家亦无须对其进行全面了解，也不用掌握那些非金融机构常规办公中不常用的功能。大家其实不用成为全能的Word使用高手，只要成为Word实用技能高手即可，但需要将这些实用技能研究得足够深、足够透，方可应对日常所需。热身完毕，下面一起正式开始Word的实用精进之旅。

最为大众所常见的证券公司文件之一就是研究报告，如何保证一份专业的研究报告是精美的、严谨的？就从下面这个案例（图1-1、图1-2和图1-3）来看看一份用Word制作的研究报告中涉及哪些关键技巧。

若要制作出这样一份研究报告，就要对Word的版式、段落、表格和图表功能进行全面了解。后面将对此研究报告所涉及的关键技巧为大家一一讲解。