第12讲：职工名册真的很重要吗？

案例聚焦

吕某系北京某信息公司销售部经理，2013年4月18日，吕某以公司未及时足额支付劳动报酬为由提出离职，后办理了离职手续。2013年4月29日，吕某向某区劳动争议仲裁委员会申请仲裁，要求公司支付工资差额8000元及25%的经济补偿金；支付2010年3月1日至2013年4月18日的经济补偿金28000元。

双方在计算经济补偿金的期限上发生争议，公司认为吕某的入职时间为劳动合同约定的时间，即2011年3月1日，而不是吕某主张的2010年3月1日。吕某坚称自己在入职该公司后的一年内未签订劳动合同，直到2011年3月1日才签订书面的劳动合同。

仲裁庭和法院经审理均认定，吕某于2010年3月1日入职公司，2013年4月18日离职，最终判决公司应向吕某支付2010年3月1日至2013年4月18日的经济补偿金。

实操技巧

职工名册又称职工花名册，是用人单位制作的用于记录本单位劳动者基本情况及劳动关系情况的书面材料。《劳动合同法》也规定用人单位必须建立职工名册，其目的一方面是督促用人单位规范用工，另一方面是在用人单位将来发生劳动争议时作为重要证据。从某种意义上说，这既是劳动行政管理部门对用人单位规范管理的一种手段和有效形式，也是对用人单位的一种保护。

一、用人单位必须建立职工名册

根据《劳动合同法》第7条规定，用人单位自用工之日起即与劳动者建立劳动关系，用人单位应当建立职工名册备查。可见，建立职工名册是用人单位的法定义务。职工名册是用人单位规范用工的一个重要方面，自用工之日起，用人单位就应当将职工载入名册。在很多劳动争议中，职工名册还是证明劳动者具体入职时间的重要证据。如果用人单位没有建立职工名册，则要承担因此而带来的不利法律后果。

二、职工名册的内容

《劳动合同法实施条例》第8条规定：“劳动合同法第七条规定的职工名册，应当包括劳动者姓名、性别、公民身份号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容。”由此可知，职工名册主要包含下列内容：

1.劳动者的基本信息，包括劳动者的姓名、性别、公民身份证号码、户籍地址及现住址、联系方式。这些信息属于劳动者的隐私范畴，用人单位应当予以保密。

2.用工形式，包括全日制用工、非全日制用工、劳务派遣等。这属于劳动法律关系的重要信息，用人单位在与劳动者建立劳动关系时，应当予以说明，并将其记入职工名册之中。

3.用工起始时间，即劳动者实际为用人单位提供劳动的具体时间。这是非常重要的信息，在很多劳动争议中，职工名册是证明劳动者具体入职时间的重要证据。

4.劳动合同期限，包括固定期限、无固定期限或者以完成一定工作任务为期限。企业在处理此问题时，要根据实际情况进行约定，规避相应的法律风险。该问题在第二章进行详述，此处不再赘述。

除上述内容以外，用人单位职工名册还可以记载与用人单位或者职工有关的其他内容，例如文化程度、用工类型、是否参加社会保险、离职方式等。

三、用人单位没有依法建立职工名册，将承担的法律后果

《劳动合同法实施条例》第33条规定：“用人单位违反劳动合同法有关建立职工名册规定的，由劳动行政部门责令限期改正；逾期不改正的，由劳动行政部门处2000元以上2万元以下的罚款。”可见，如果用人单位没有依法建立职工名册，将面临劳动行政部门的行政处罚。

风险提示

1.企业HR应当在员工入职后，及时将员工的信息录入职工名册，并让员工本人签字确认。

2.发生劳动争议时，职工名册可以作为证明存在劳动关系、劳动者的入职时间、劳动合同的期限等的重要证据。

3.当员工的个人信息发生变化时，也应当及时予以变更，特别是员工的居住地址、联系方式等，这是用人单位在依照规章制度向员工寄送相应的文件或物品时的送达地址，否则，用人单位可能因送达不能而导致不必要的麻烦与损失。

法律依据

《劳动合同法》第7条；《劳动合同法实施条例》第8、33条