有效对话:应对沟通困难的7个原则
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相信我:你为何要有自信

我偶尔会把家里的自拍录像拿出来看看。里面有一段镜头是我在纽约市皇后区的老街坊里肆无忌惮地蹦蹦跳跳的样子。那时我才3岁,既大胆又自信,相信自己一定能安全回到家。当然,总有一位家长在我身后几米的地方看着我。当时的我可能像“妇女使命组织”[1]的成员一样天不怕、地不怕。

我不太记得从几岁开始,我相信别人超过信任自己。我只知道,自己从某个时候开始在寻求他人的认可,我认为那些人给出的意见比我自己的想法更重要。可能是在小学阶段,我第一次听到有人说“老师永远是对的”时,虽然我现在知道这种说法并不正确。

那你呢?信任别人胜过信任自己吗?为什么?我猜人们会经常征求你的意见。为什么他们更相信你的意见,而不是自己的?如果他们不看重你对某件事情的看法,还会问你吗?下次怀疑自己的时候,应该好好想一想。

我们大多数人很难做到自信,包括我自己。我们往往倾向于怀疑自己,或者回忆起一件未能如愿的憾事,或者直觉和理智告诉我们完全相反的情况。这些经历让我们难以相信自己,也给人际交往和工作关系带来挑战。也许没有人比我辅导过的一位客户更了解这一点。如果你读了她的故事,就会明白她为什么花大量时间质疑自己的一个管理决策——其实她知道自己不得不这么做。

下面是我客户的故事。

我们进入了最繁忙的季节,老板问我是否认识正在找工作的人。我立刻想到了我妹妹,她既有时间,又有技能,可以帮助我们度过高峰期。

我妹妹一开始工作,就因为粗心大意犯了一些错误。事情刚发生时,我就想过把她叫到我的办公室。但是我没有那样做,我一直在犹豫。每次告诉自己本周一定要找她谈谈时,脑海中有个声音就告诉我“再等等”。因此我找各种借口说服自己,诸如“我对新员工的要求太高了”“我没有好好培训过她”。但她不断地犯错误,直到我再也无法睁一只眼、闭一只眼时。

我把我妹妹叫过来,随口问道:“嘿,你有没有答复过这些客户?”她犹豫了一下,说:“我不记得了。我去查一下。”然后她就不回复我了。她错过了很多最后期限,而且从不提前通知我。当我就此质问她时,她会说“我以为是其他人在处理这件事”或者“别担心,我会搞定的”。这种情况持续了好几个月。

当我们的一位敬业的老员工因为一直帮我妹妹收拾残局而威胁要辞职时,我终于被逼到了崩溃的边缘。就在那一刻,我意识到自己的优柔寡断和逃避现实造成了多大的损失。

我通过Zoom安排了一次会议,当时由于新冠肺炎疫情的影响,我们都在远程工作。我没有告诉我妹妹这次会议的议题,但我猜她已经知道了。我在电话里一开口就说:“你的绩效一直不达标,影响了团队的其他成员。”然后,我列举了具体问题以及这对组织造成的影响。她对我所说的话没有提出任何异议。我接着说:“因此我别无选择,只能解雇你。”她说她能理解我。

距离那次谈话已经过去好几个月了,我仍然在想这件事。现在回想起来,我知道这是正确的选择。事实上,如果让我再来一次,我想我还是会雇用我的妹妹,因为她有相关技能,可以立即开始工作。但最重要的是我要有自信,相信自己能够处理好这种情况。我早就知道这件事不好做。然而,我还是让我妹妹一直工作了那么久,这对其他员工和我妹妹来说都不公平。

当我的客户第一次提起员工给她带来难题时,我很疑惑她为什么不愿解雇这名员工。当她后来透露那是她妹妹时,事情终于明朗了。虽然我的客户说,如果再来一次,她还是会雇用她的妹妹,但我会尽量避免这么做。员工管理是一项很有挑战性的工作。想一想你回家后怎么办?不得不向父母解释,你刚刚解雇了他们的女儿!

当我的客户发现她妹妹在工作中犯重大错误时,她开始怀疑自己。她后来对我坦言,她一直知道自己该做什么,但不相信自己有能力正确处理这种情况。如果她相信自己并在事态发展过程中及时应对的话,她所说的“一生中压力最大的时期之一”就可以避免。

我的客户与她妹妹交谈时,犯了一些常见错误。她对妹妹的话信以为真,尽管事实与她妹妹所说的并不一致。她也没有告诉妹妹,如果绩效水平一直很差的话,会发生什么。这里有一个处理这种棘手情况的好方法。

当意识到问题时,我的客户本可以把她妹妹叫到她的办公室,说:“我需要你的帮助。好像有些客户的问题还没有得到解决。我们来逐一排查,看看哪些客户还在等待我们的答复。”当对话开始时,通过请求帮助,向对方表明你在寻找解决方案,而不是仅仅把问题归咎于对方。这时,她妹妹可能会敞开心扉,承认自己需要更多的支持。我的客户还可以问问她妹妹是否喜欢这份工作,以及她的技能是否与之匹配。

假设她的妹妹回答很喜欢这份工作,认为这是最合适的职位。那么,我建议我的客户深入了解,而不是只相信表面之词。也许她可以这样说:“谢谢你!不过,我们必须讨论一下你的整体工作表现。过去几周内,你犯了三个重大错误,导致了严重的客户服务问题。”然后,我建议我的客户向她妹妹提供具体证据,证明哪些客户服务问题与她糟糕的工作表现直接相关。接着,继续推进对话,让她妹妹知道,如果某些方面的表现达不到标准,可能会导致更严厉的惩罚,甚至遭到解雇。这样一来,我的客户就说出了她的期望,即使她妹妹继续表现不佳,她也有了可以遵循的“路线图”。

面临棘手对话时,尤其是对自己处理问题的能力缺乏信心时,拿不定主意是很常见的。从上面的案例中可以看出,花时间制定“路线图”对解决问题非常有帮助,它将使你保持正确的方向。

偶尔怀疑自己是可以理解的,尤其是面对从未遇到过的情况时,很多人会心里没底。但如果你在行动中总是左顾右盼、踌躇不前,那么是时候做出调整了。你必须先承认自己的问题,这样才能加以纠正。一旦意识到你有畏首畏尾的习惯,需要做的就是相信自己。

克服自我怀疑的练习

这里有一些方法可以增强你的自信。我们从正确开始一天的生活说起。

以积极的心态开始新的一天

毫无疑问,我们都赞同“心态决定一切”这个说法。我可以根据个人经验证明,这句话并非只适合出现在公司餐厅墙上的励志海报中。我发现以自我肯定开始每一天的生活是非常有帮助的。自我肯定就是给予自己积极、具体的评价,这有助于克服自我贬低的消极想法。每天早上照镜子时,告诉自己一些美好的事情。佛曰:“命由己造,相由心生。”我们心里想什么,就会成为什么。

下面有几条我很喜欢的励志语,可以帮助你以积极的心态开始新的一天。你也可以想出自己的励志语:

●天下无难事,只怕有心人。

●别人对我的看法,并不代表我真正的样子。

●我足够好。

●我的命运我做主。

●今天将是美妙的一天!

●珍爱生命。

●生活如此美好!

●我聪明又能干。

●我是一个很有用的人。

我们接着看看树立自信会带来哪些好处。

积蓄力量

从你认为自己擅长的事情开始做起,而不是处理手头最困难的任务或对话。假设你必须向团队中两名绩效不达标的员工反馈情况。其中一名员工很努力,但做事没有头绪。你现在已经到了不能再任由其发展的地步。

另一名员工不认可你的反馈,还将自己的不足归咎于其他人。这时你必须解决这个问题。但你还是犹豫不决,因为接受这个任务的时候,你就知道他们会有什么反应。

我听到有人建议“擒贼先擒王”,首先干掉最大的“敌人”,为胜利扫清障碍。但这个建议可能适用于那些迅速抓住问题核心,并善于化解险情的人。你的能力可能还没有达到那么高的水平,所以我建议你做大事之前,先处理小打小闹的问题练练手。

你应该先与做事没有条理的那名员工谈谈,帮助他更好地规划工作。解决这项任务后,再安排具体日程与另一名员工交谈。你可以把这个日期推迟到一两个星期后,以便自己有足够的时间读完这本书。

果断行事

我的一位前领导很喜欢朝令夕改,他的这种行为差点把我和其他同事逼疯了。这位领导因为过度思考而浪费了大家很多时间。也许你用不着想象,因为这个故事听起来很像你的亲身经历。

果断行事就是在前进的道路上做出选择和调整。做事不要追求完美。通过参考过去的经历,来分析当前状况,比较风险与回报,得出有效决定,最重要的是相信自己。

下面的练习可以帮你成为一个行事果断的人:

●写下你需要做决定的事情。

●略记可以考虑的选项。(注意:后续不要返回这一步来添加选项。)

●在每个选项旁边,记下该选项的所有利弊。

●选择最佳选项。

●现在,转入下一个决定。

进行有效对话固然重要,但培养自信使你更加受益。自信的人在与人交往及日常表现等方面,自然能做出更好的决定。一般来说,他们比那些总是怀疑自己的人更快乐,心理压力也更小。

不要害怕失败!挑选几个适合你的,能让你挑战自我的目标,去尝试一下。

多做积极的自我暗示

我们似乎习惯于做消极的自我暗示。你心里有多少次告诉自己不够格,做不了某件事?你的脑海中是否经常浮现这样的想法:“我在这方面很笨!”“为什么有人会让我做这份工作/负责这个项目/升职?”“我怎么敢跟他说这件事呢?”

想象一下,如果你把消极的自我暗示转变为积极的自我暗示,那么会发生什么。你不再说服自己不擅长做某件事,而是对自己说:“虽然你不是最好的,但通过练习你可以做得到,甚至做得很出色。”你也不再怀疑为什么有人在工作和项目安排以及晋升方面会选择你,而是对自己说:“他们庆幸有我在团队中。”——会有什么不同?

现在,让我们把这种想法应用到你一直在回避的一场对话中。你不再对自己说:“哥们儿,这事不会成功的。”而是说:“我已经做了充分的准备,我们应该能够进行富有成效的对话,并取得一些进展。”

下面有一些小贴士,可以帮助你树立自信。

写成功日记

每天下班前,写下你当天完成的一两件事情,并把它们记录在日记本上,或钉在公告栏上。不必担心你能否真正做好某件事,你是“法官兼陪审员”,一切由你说了算。

每天早上开始工作之前,回顾一下你的成功清单。这份清单能很好地提醒你有多能干,并帮助你积极地开始新一天的工作。

认可自己

计划赶不上变化,所以不要追求完美。当对话没有你想象的那般顺利时,花点儿时间分析一下取得的进展(如果有的话)。问问自己,你还可以采取哪些方法来达到更好的结果。

从值得信赖的同事、辅导员或导师那里寻求反馈。与你信任的人分享对话内容,听听他们的意见,这样可以防止你胡思乱想。很有可能,你的表现比预想的好得多!